Datenschutzerklärung

Stand: 20.05.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen dieses Dienstes ist:
Casalead UG (haftungsbeschränkt)
Auchtertstraße 8, 72770 Reutlingen
Vertreten durch: Luis Emilio Braun und Nicolas Alexander Braun
E-Mail: luis@casalead.de · Telefon: +49 171 8221112
Handelsregister: Amtsgericht Stuttgart, HRB 805467

Dieser Dienst wird von Casalead in Kooperation mit der ags-gruppe GmbH, Auchtertstr. 8, 72770 Reutlingen, angeboten. ags stellt den Dienst ihren Kundinnen und Kunden zur Verfügung; Betrieb, technische Verarbeitung und Zahlungsabwicklung erfolgen durch Casalead als Verantwortlichen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Hochgeladene Dokumente: die Jahresabrechnung deiner Hausverwaltung sowie von dir hinzugefügte Belege (z. B. Grundsteuer- oder Versicherungsbescheide).
• Von dir eingegebene Stammdaten: Name und Anschrift des Mieters, Name/Anschrift/IBAN des Vermieters, Höhe und Anzahl der Vorauszahlungen, ggf. Anrede.
• Technische Daten: Zeitpunkt und IP-Adresse deiner Einwilligung (Nachweis nach Art. 7 DSGVO) sowie der Zahlungsstatus.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich zur Erstellung der von dir beauftragten Betriebskostenabrechnung bzw. des Anpassungsschreibens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die Übermittlung an die zur Texterkennung eingesetzte KI.

4. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (wichtig)

Zur automatischen Auslesung der hochgeladenen Dokumente setzen wir den KI-Dienst Google Gemini (Google Ireland Ltd. / Google LLC) ein. An diese KI werden nur die hochgeladenen Dokumente (Jahresabrechnung der Hausverwaltung und die von dir hinzugefügten Belege) übermittelt.

Die von dir separat eingegebenen Mieterdaten (Name und Anschrift des Mieters) werden NICHT an die KI übermittelt. Sie werden ausschließlich lokal auf unserem Server zur Erstellung des fertigen PDF verwendet. An die KI gelangen somit grundsätzlich nur die in den Dokumenten enthaltenen Eigentümer- und Kostendaten.

Bei Nutzung der optionalen Funktion „Nebenkosten-Anpassung" wird zusätzlich der von dir hochgeladene Mietvertrag an die KI übermittelt; dieser kann Mieterdaten enthalten. Hierauf weisen wir vor dem Upload gesondert hin.

Hinweis: Die Ergebnisse werden automatisiert mit Künstlicher Intelligenz erstellt. KI kann Fehler machen. Bitte prüfe alle Angaben vor der Verwendung sorgfältig. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung i. S. d. Art. 22 DSGVO findet nicht statt – du kontrollierst und gibst das Ergebnis frei.

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Deutschland.
• KI-Texterkennung: Google Ireland Ltd. / Google LLC. Eine Übermittlung in die USA ist möglich. Grundlage: EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln sowie das Google Cloud Data Processing Addendum.
• Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland. An Stripe werden ausschließlich zahlungsbezogene Daten übermittelt; die Zahlung erfolgt an Casalead.

6. Speicherdauer

Alle hochgeladenen Dokumente, generierten Dateien und eingegebenen personenbezogenen Daten werden spätestens 24 Stunden nach Erstellung automatisiert und unwiderruflich gelöscht. Nicht abgeschlossene Vorgänge werden nach 2 Stunden gelöscht. Für die KI-Analyse hochgeladene Dokumente werden unmittelbar nach der Auswertung gelöscht.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Anfragen richte bitte an luis@casalead.de. Es besteht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

6a. Auftragsverarbeitung

Mit den eingesetzten Dienstleistern (Google, Stripe, Hetzner) bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung bzw. Datenverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach unserer Weisung und zu den oben genannten Zwecken.

6b. Drittlandübermittlung (USA)

Der zur Texterkennung eingesetzte KI-Dienst (Google Gemini) kann Daten auf Servern außerhalb der EU, insbesondere in den USA, verarbeiten. Eine Übermittlung erfolgt nur auf Grundlage geeigneter Garantien: Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln sowie das Google Cloud Data Processing Addendum. Du willigst in diese Übermittlung mit der Bestätigung auf der Startseite ein (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).

7a. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Hochgeladene Dokumente werden geschützt gespeichert und sind nur über den dir mitgeteilten, zeitlich befristeten Abrufcode zugänglich.

8. Cookies / Tracking

Es werden ausschließlich technisch notwendige Session-Daten verarbeitet, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind (keine Einwilligungspflicht nach § 25 Abs. 2 TDDDG). Es findet kein Tracking und keine Weitergabe zu Werbezwecken statt.